Leads fehlen im Dashboard?

Warum manche Leads nicht in LeadJourney auftauchen – und wie du das Schritt für Schritt prüfst: vom CRM-Webhook und Event-Setup über Identifier und Deduplizierung bis zur Blacklist und den Report-Filtern.

Wenn Leads in dein CRM kommen, aber nur ein Teil – oder gar keiner – in LeadJourney auftaucht, liegt die Lücke fast immer an einem Glied in der Kette, die einen Lead erfasst: dem Event im Events Manager, dem Webhook, den dein CRM sendet, und dem Identifier, der den Lead einem Klick zuordnet. Dieser Artikel geht die Kette der Reihe nach durch, damit du die Lücke schnell findest.

Kurz gesagt – prüfe das, in dieser Reihenfolge

Du bist im richtigen Workspace und Zeitraum (und die Conversions-Logs-Filter verstecken keine Zeilen).
Events kommen tatsächlich an – prüfe Last Received im Events Manager.
Der Event-type, den dein CRM sendet, entspricht einem von dir angelegten Event.
Webhook URL, Workspace ID und Postback Secret sind korrekt.
Jeder Lead trägt einen Identifier (click_id, email oder phone).
Dein Deduplizierungs-Modus und deine Blacklist verwerfen keine Leads still.

So wird ein Lead erfasst

Ein Lead landet nur dann in LeadJourney, wenn all das zutrifft:

Das Event existiert in deinem Events Manager (jeder Workspace startet mit einem Lead-Event).
Dein CRM, Formular oder deine Automatisierung sendet einen Webhook an LeadJourneys Conversion API, wenn der Lead reinkommt.
Der Webhook erreicht den richtigen Endpunkt mit korrekter Webhook URL, Workspace ID und Postback Secret.
Der Payload trägt den passenden Event-type und mindestens einen Identifier (click_id, email oder phone), damit der Lead dem Klick zugeordnet werden kann, der ihn erzeugt hat.

Fehlt eines davon, erreichen Leads LeadJourney entweder nie oder sie kommen an, lassen sich aber nicht zuordnen. Die Schritte unten prüfen jedes Glied einzeln. Das komplette Setup findest du unter Events & der Events Manager.

Wo Lead-Daten auftauchen

Reports / Dashboard – Leads aggregiert pro Channel, Kampagne, Ad-Set und Anzeige.
Einstellungen → Events – der Events Manager zeigt pro Event die Total Events-Anzahl und das Last Received-Datum. So prüfst du am schnellsten, ob überhaupt Leads ankommen.
Einstellungen → Logs → Conversions Logs – eine Zeile pro Conversion-Event (Lead, Verkauf, …), mit Umsatz und – falls vorhanden – E-Mail, Telefon und Name des Leads. Hier prüfst du am besten, ob ein einzelner Lead tatsächlich durchgekommen ist. Siehe Logs verstehen.

Du siehst den Logs-Tab gar nicht?

Der Logs-Tab erscheint nur für Nutzer mit der Logs-Berechtigung. Fehlt er, bitte deinen Workspace-Owner, sie dir auf dem Sub-Users-Tab zu geben – die Daten sind vielleicht längst da.

Komplett fehlend oder nur bei einer Kampagne fehlend?

Beides sieht im Dashboard gleich aus, hat aber unterschiedliche Ursachen. Ein Lead ohne passenden Klick (keine click_id, und E-Mail/Telefon passen zu keinem getrackten Besucher) kann trotzdem in den Conversions Logs erscheinen – er hat aber nichts, dem er zugeordnet werden könnte, und taucht daher unter keinem Channel und keiner Kampagne auf. Prüfe immer zuerst die Conversions Logs: Ist der Lead dort, aber ohne Attribution, liegt das Problem beim Matching (Schritt 5), nicht an einem fehlenden Webhook.

Schritt für Schritt debuggen

„Es ist da, nur gefiltert" ausschließen

Bevor du annimmst, dass Leads nicht tracken, stelle sicher, dass du keine vorhandenen Zeilen versteckst:

Richtiger Workspace. Wenn du zu mehreren gehörst, prüfe, dass du in dem bist, an den dein CRM die Events sendet.
Zeitraum. Conversions Logs und Reports zeigen standardmäßig den aktuellen Monat. Ein älterer Lead erscheint erst, wenn du den Zeitraum erweiterst.
Gespeicherte Filter. LeadJourney merkt sich deine Filter pro Tab. Ein alter Conversion-Type-, Channel- oder erweiterter Filter kann alles ausblenden – klicke Reset, um sie zu löschen.
Zeitzone. Zeitstempel folgen deiner Workspace-Zeitzone, ein ganz frischer Lead kann also wie an einem anderen Tag aussehen. Siehe Daten in der falschen Zeitzone.

Prüfen, ob Events tatsächlich ankommen

Öffne Einstellungen → Events. Jede Event-Zeile zeigt ihren Status, die Total Events-Anzahl und das Last Received-Datum.

Ist dein Lead-Event Active und Total Events steigt, kommen Leads sehr wohl in LeadJourney an – das Problem ist Filterung (Schritt 1) oder Matching (Schritt 5), spring also dorthin.
Hängt es auf Created mit Last Received: Never, kommt noch nichts durch. Geh die Schritte unten durch, um herauszufinden, warum.

Prüfen, ob der Event-`type` einem angelegten Event entspricht

LeadJourney erfasst nur ein Event, dessen type einem Event entspricht, das du im Events Manager angelegt hast. Sendet dein CRM new_lead, dein Event heißt aber Lead, wird der Webhook zwar empfangen, aber verworfen – der Lead taucht also nie auf.

Vergleiche das type-Feld in deinem CRM-/Automations-Payload mit dem genauen Namen des Events im Events Manager (Namen erlauben nur Buchstaben und sind Groß-/Kleinschreibung-sensitiv).
Stelle sicher, dass das gesendete Event existiert – hast du es umbenannt oder gelöscht, lege es neu an oder richte deine Integration auf den richtigen Namen. Siehe Event erstellen.

Die Webhook-Zugangsdaten prüfen

Kommt nichts an, ist eventuell der Webhook selbst falsch konfiguriert. Öffne den Conversion API-Tab im Events Manager und gleiche deine Integration damit ab:

Webhook URL – der exakte Endpunkt, an den Events gesendet werden.
Workspace ID – der Workspace, in dem der Lead landen soll.
Postback Secret – dein Authentifizierungs-Token. Hast du es neu generiert, wird jede Integration mit dem alten Secret abgelehnt – aktualisiere sie.
Authentifizierungs-Variante – nutze die Token in URL-Variante für Plattformen, die keine eigenen Header senden können (z. B. HubSpot); sonst sende den Authorization-Header.

Der Conversion-API-Tab enthält eine kopierbare Beispiel-Anfrage, mit der du Feld für Feld abgleichen kannst.

Sicherstellen, dass jeder Lead einen Identifier trägt

Damit LeadJourney einen Lead zuordnen kann, muss der Payload mindestens eines davon enthalten:

Feld	Beschreibung
`click_id`	Die Click-ID des Leads – der stärkste Match.
`email`	Die E-Mail-Adresse des Leads.
`phone`	Die Telefonnummer des Leads.

Ohne eines davon hat LeadJourney nichts, um den Lead dem ursprünglichen Klick zuzuordnen. Das Event wird vielleicht trotzdem in den Conversions Logs erfasst, bleibt aber ohne Attribution – und genau deshalb kann es bei einem bestimmten Channel oder einer Kampagne fehlen, während es in den Logs existiert. Prüfe, ob dein CRM eines dieser Felder wirklich füllt (eine leere email oder eine click_id, die dein Formular nie erfasst hat, ist ein häufiger Übeltäter).

Deinen Deduplizierungs-Modus prüfen

Jedes Event hat einen Modus, der bestimmt, wie wiederholte Webhooks für denselben Lead behandelt werden. Siehst du weniger Leads als erwartet statt gar keine, ist das die wahrscheinliche Ursache:

Ignore duplicate postbacks behält nur das erste Event pro Lead und verwirft spätere still.
Edit conversion with new data aktualisiert das bestehende Event, statt eine neue Zeile hinzuzufügen.

Teilen sich wirklich getrennte Leads einen Identifier (z. B. eine Sammel-Postfach-E-Mail oder eine Platzhalter-Telefonnummer), können sie zu einem zusammenfallen. Prüfe den Modus des Events unter Event erstellen → Modus wählen.

Die Blacklist ausschließen

Alles auf deiner Blacklist wird aus sämtlichen Reports und Lead-Daten ausgeschlossen. Ein Lead kann gefiltert werden über seine:

E-Mail oder E-Mail-Domain – z. B. eine blockierte Wettbewerber- oder Test-Domain.
IP oder User-Agent – dein eigener Büro-Traffic oder eine zu weit gefasste Bot-Regel.
Kampagne, Referrer oder Entry-URL – die Kampagne oder Seite, über die der Lead kam.

Öffne Einstellungen → Blacklist und gleiche die Lead-Details mit deinen Einträgen ab. Das Entfernen eines Eintrags trackt passende Leads ab dann wieder (es holt keine zurück, die gesperrt waren, solange er aktiv war). Siehe Blacklist verwalten.

Nach einer Änderung kurz warten

Wenn du gerade erst dein CRM verbunden oder den Payload korrigiert hast, gib ihm etwas Zeit und sende einen frischen Lead. Prüfe außerdem die Datenaufbewahrung – sehr alte Leads liegen vielleicht außerhalb deines Aufbewahrungszeitraums.

Einen schnellen End-to-End-Test machen

Am schnellsten beweist du, dass die ganze Kette funktioniert, indem du selbst ein Event sendest.

Einen Test-Webhook senden

Kopiere im Conversion API-Tab die Beispiel-Anfrage (cURL) und führe sie im Terminal aus, oder löse über dein CRM einen einzelnen echten Lead aus. Füge eine echte email oder click_id bei, damit er gematcht werden kann.

Ankommen sehen

Öffne Einstellungen → Events und aktualisiere – die Total Events-Anzahl des Events sollte hochzählen und Last Received auf gerade eben springen. Öffne dann Einstellungen → Logs → Conversions Logs und prüfe, ob eine neue Zeile mit den richtigen Details erscheint.

Die Test-Zeile aufräumen

Wenn du fertig bist, wähle die Test-Zeile in den Conversions Logs aus und lösche sie, damit sie deine Reports nicht verfälscht. Das Löschen von Conversions ist endgültig – entferne nur Zeilen, von denen du weißt, dass es Testdaten sind.

Immer noch fehlende Leads?

Wenn das Event Active ist, dein type passt, die Zugangsdaten stimmen und der Payload einen Identifier trägt – ein Test-Lead aber trotzdem nicht auftaucht – wende dich an den Support. Nenne deine Workspace ID, den gesendeten Event-Namen, einen Beispiel-Payload und die ungefähre Uhrzeit, zu der du ihn gesendet hast, damit wir es schnell nachverfolgen können.